Factura Electrónica en México 2011

Lineamientos para el 2011

Puntos interesantes a considerar para quienes tienen duda de la Factura Electrónica

• Todos los contribuyentes podrán seguir usando durante 2011 facturas impresas por imprentas certificadas, mientras dure la vigencia de sus folios.
• Si en  2010
  • Si el contribuyente opto por el esquema 2010 (CFD),
    • Y lo hace por medios propios, podrá seguir durante todo 2011.
    • Si lo hace a través de terceros, podrá hacerlo hasta el 30 de junio de 2011.
• A partir de enero 2011:
  • Es obligatoria la Facturación Electrónica (CFDI).

¿Qué es una Factura Electrónica?

Es un mecanismo alternativo de comprobación de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos. Es una solución tecnológica al alcance de la mayoría de los contribuyentes sin importar su tamaño. Utiliza tecnología 100% digital en su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos. Definición del SAT

Características

• Íntegra. Garantiza que la información contenida está protegida y no puede ser alterada.
• Auténtica. Permite verificar la identidad del emisor y del receptor del documento.
• Verificable. Gracias al uso de folios registrados, cadenas originales de datos y sellos digitales, el emisor no podrá negar la generación del documento.
• Única. Cada folio, su número de aprobación y la vigencia del certificado de sello digital con que se selló el documento, pueden validarse contra el informe mensual e información publicada por el SAT en Internet.

Diferencias con la factura tradicional en papel

• Seguridad. La Factura Electrónica cuenta con elementos superiores de seguridad.
• Versatilidad. A diferencia de las facturas tradicionales de papel, las Factura Electrónica son creadas, enviadas y almacenadas por medios electrónicos y opcionalmente se pueden imprimir.
• Legalidad. Los folios y series en las Factura Electrónica, los proporciona el SAT o terceros certificados de manera digital.
• Flexibilidad. En las Factura Electrónica, aún cuando sean cientos de partidas por facturar a un mismo cliente, se utiliza sólo un folio.
• Legibilidad. En las Factura Electrónica, el sello digital sustituye a la cédula fiscal del contribuyente, elemento a veces no muy legible.

Quienes inicien en 2011

Facturación con CBB

Se crea una nueva clasificación de contribuyentes. Aquellos cuya facturación no excede de los 4 millones de pesos anuales.
Este grupo de contribuyentes podrá utilizar facturas impresas de la forma siguiente: Utilizando su FIEL, solicitarán al SAT permiso para imprimir sus facturas, el SAT les enviará sus folios y un Código de Barras Bidimensional (CBB), que usarán para sellar las facturas que imprimirán.
Pasos:

1. Tramitar la FIEL
2. Registrarse en el SAT bajo este esquema
3. El SAT Envía folios y CBB
4. El Contribuyente imprime sus propias facturas.

Facturación con CBB (Código de Barras Bidimensional)
Requerimientos para la emisión de Comprobantes Fiscales Impresos con CBB :

• Clave CIEC.
• Fiel vigente
• Solicitar aprobación de folios vía internet
• Incorporar Código de Barras Bidimensional (CBB)
• Impresión de los comprobantes por medios propios del contribuyente o bien a través de un tercero.

Facturación con CDFI

Los contribuyentes que facturan más de 4 millones de pesos anuales.
Deberán adoptar el esquema 2011 (CFDI) que incluye el concepto de timbre o sello fiscal digital, que se obtendrá a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Pasos:

1. Registrarse en el SAT bajo este esquema
2. El SAT proporcionará un certificado de sellos digitales
3. Contribuyente genera factura y la envía a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)
4. PAC valida, certifica, asigna folio e incorpora sello
5. El PAC devuelve factura selladas al emisor
6. Emisor envía factura al destinatario

Requisitos para emitir facturas electrónicas con CFDI.

• Contar con Firma Electrónica Avanzada vigente (FIEL).
• Tramitar al menos un Certificado de Sello Digital.
• Contar con un sistema informático para la generación de las Facturas  Electrónicas 2011.
• Enviar a validar las facturas electrónicas al Proveedor Autorizado de Certificación.

El documento válido es el .XML cuando se emite Factura electrónica, si les entregan el .PDF o bien impreso no es valido ante el SAT para quienes emiten factura electrónica
Recomendaciones para la facturación electrónica contar con un sistema robusto para evitar fallas así como respaldo de la información ya que el SAT solo necesitará los archivos electrónicos.
Información de la nota:
Microsip
Multicomp
SAT http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_19212.html

Factura electrónica y respaldo de información

Ante el cambio a la facturación electrónica (Comprobantes Fiscales Digitales) su empresa está lista para mantener respaldo de la información.

Una de las principales fallas en las pequeñas y medianas empresas en no contar con un sistema de respaldo de información adecuado, se cree que por tener una unidad de cinta o un disco duro USB es todo lo necesario para contar con un respaldo adecuado y esto funciona cuando la empresa lo tiene, ya que el 70% de las empresas encuestadas no cuentan con un método o sistema de respaldo de información.

Con las nuevas disposiciones del SAT es necesario el contar con un método adecuado de respaldo ya que una de las ventajas de la facturación electrónica (CFD = Comprobantes Fiscales Digitales) es poder tener almacenado solamente un pequeño archivo .XML

Recomendaciones de respaldo

Impresión de facturas en papel. Esta puede ser la más sencilla pero es un forma ineficiente de almacenar información ya que el papel independientemente de generar gastos ocupa espacio físico en cualquier empresa quien necesita muchas veces ocupar gran cantidad de metros cuadrados para almacenar cajas teniendo el peligro de perderse en un incendio o inundación

Respaldo en cintas. Esta es una buena opción para mantener un respaldo de la información, es necesario contar con un plan de cintas diarias para mantener dicho respaldo, el problema radica en la velocidad de grabación y de búsqueda para recuperar archivos.

Respaldo en Disco duro USB. Muchas empresas usan este método ya que ofrece un precio más bajo que mantener cintas y es mucho más rápido para accesar y recuperar información. El problema radica en el traspaso de información entre el puerto USB ya que respaldar de esta manera tiene la limitación de transferencia entre unos 40-45 Mbps.

Respaldo en Unidad NAS (Network Attached Storage) en conjunto con una red 10/100/1000 Mbps da mejores resultados ya que podemos observar mejor rendimiento en la velocidad de transferencia a más de 200 Mbps siendo más eficiente que un disco USB. Este incremento de velocidad nos permitiría que en un caso de desastre la recuperación de la información y por lo tanto el poder estar funcionando de nuevo la empresa que basa toda su información en un servidor sea mucho más rápido.

Pensemos en una falla común en un servidor, si este se daña y necesitamos levantar un servidor nuevo toma solamente para instalar digamos Windows 2003 alrededor de 6 horas, agreguemos el volver a realizar las conexiones e instalaciones del software que este servidor tiene, toma al menos 1 día más comenzar a trabajar. En cambio con un sistema de respaldo adecuado podemos estar trabajando en menos de 5 horas en un ambiente normal.

El no contar con la información actualizada y con respaldo de la misma puede traer grabes problemas para cualquier empresa ya que muchas veces es invaluable la información que pueden perder, ademas del tiempo que se pierde al iniciar todo de nuevo.

Por: Roberto Reyes

Especialista en seguridad de datos de Multicomp